Cách viết email hóa đơn cho mọi người

 

Biết cách viết email hóa đơn là một yếu tố quan trọng để được thanh toán đúng hạn. Mục tiêu chính của bạn là cho người nhận biết những gì bạn muốn một cách rõ ràng, ngắn gọn và lịch sự. Thường được gửi dưới dạng tệp đính kèm, bạn sẽ cần một mẫu hóa đơn email được chuẩn hóa để dùng làm thư xin việc ngắn gọn và hợp lý hóa hiệu quả của mình.

Tại Twilio SendGrid, chúng tôi có 101 phương pháp hay nhất về Viết email và các mẫu miễn phí để tiết kiệm thời gian và công việc hàng ngày cần thiết của bạn. Tiếp tục đọc để biết các mẹo về email hóa đơn, đặc biệt, cũng như mẫu email hóa đơn miễn phí mà bạn có thể sử dụng ngay lập tức. Chúng tôi cũng cung cấp các mẫu email bổ sung để nhắc nhở hóa đơn và hóa đơn quá hạn.

Mẹo viết email hóa đơn

Với mẫu email dành cho hóa đơn của chúng tôi, bạn sẽ không thực sự cần các mẹo viết. Chỉ cần điền vào chỗ trống để cá nhân hóa và tạo email sẵn sàng gửi hoàn hảo! Tuy nhiên, để hiểu rõ hơn, chúng tôi sẽ bao gồm một vài điểm ở đây để làm sáng tỏ lý do tại sao chúng tôi chọn mẫu hóa đơn và biên nhận cụ thể này.

Ngăn chặn những điều bất ngờ với giá cả minh bạch và thư từ thường xuyên

Ngay cả với mẫu hoàn hảo, phản ứng đối với email hóa đơn của bạn có thể tiêu cực. Bạn có thể tránh sự chậm trễ và không hài lòng từ khách hàng của mình bằng cách cam kết minh bạch trong cấu trúc giá của bạn và thông báo trước mọi sự khác biệt về kỳ vọng. Nếu có những thay đổi lớn đối với tổng số tiền dự kiến, bạn sẽ cần gửi một email sơ bộ mô tả lý do tại sao hóa đơn sắp tới lại sai lệch so với số tiền đã thỏa thuận trước đó.

Vẫn tốt hơn, nếu bạn thấy những trở ngại trong việc hoàn thành việc kết thúc hợp đồng theo kế hoạch, hãy tạm dừng hoạt động của bạn và thảo luận về các lựa chọn với khách hàng để loại bỏ những bất ngờ vượt quá ngân sách.

Giữ cho email của bạn đơn giản nhưng thân thiện

Mặc dù mục tiêu của email là được trả tiền, nhưng bất kỳ loại thư từ thường xuyên nào với khách hàng đều là cơ hội để củng cố mối quan hệ. Bạn không cần phải nói về kế hoạch cuối tuần của mình hoặc hỏi khách hàng của bạn bữa tối hôm nay có gì. Tuy nhiên, bạn muốn cá nhân hóa email với tên của khách hàng, bày tỏ lòng biết ơn đối với doanh nghiệp và cung cấp đầy đủ thông tin để khách hàng cảm thấy thoải mái với giao dịch. Bạn sẽ nhận thấy mẫu của chúng tôi sử dụng ngôn ngữ đơn giản và diễn đạt những điểm này bằng ít câu nhất có thể.

Lập kế hoạch cho các trường hợp dự phòng

Rượt đuổi thanh toán là một thực tế đáng tiếc đối với nhiều người gửi email hóa đơn. Ngay cả những người trung thực cũng bận rộn, hay quên và có lẽ phải thực hiện nhiều nghĩa vụ tài chính. Chưa kể, email có thể lọt vào thư mục spam hoặc đến nhầm hộp thư đến. Bạn có thể cân nhắc việc gửi hóa đơn một tháng trước ngày đến hạn, với lời nhắc thân thiện được gửi trước thời hạn 1 hoặc 2 tuần nếu bạn chưa nhận được thanh toán ngay cho hóa đơn.

Ngoài ra, bạn có thể cần tạo một hoặc 2 mẫu hóa đơn quá hạn để chuẩn bị cho trường hợp khách hàng không thanh toán kịp thời. Email hóa đơn quá hạn có xu hướng trang trọng và chắc chắn hơn một chút trong khi vẫn giữ được phép lịch sự.

Tại sao sử dụng mẫu email hóa đơn?

Một email doanh nghiệp sẽ không mất quá 5 phút để gửi. Nếu mất nhiều thời gian hơn thế hoặc nếu bạn đang gửi nhiều hóa đơn, không có gì thay thế cho mẫu biên nhận hóa đơn nhanh chóng, dễ dàng giúp giảm thời gian này xuống còn 30 giây hoặc ít hơn.

Những người làm nghề tự do và chủ doanh nghiệp nhỏ thường phải vật lộn để được trả lương kịp thời. Mặc dù có nhiều nguyên nhân gây ra sự chậm trễ, nhưng mẫu hóa đơn qua email dễ hiểu thường thu hút sự chú ý nhiều hơn, làm rõ các điều khoản thanh toán và giảm bớt phần lớn rắc rối này.

Mẫu email cho hóa đơn

Lý tưởng nhất là bạn sẽ tạo hóa đơn thực tế của mình dưới dạng PDF có thể tải xuống giúp khách hàng dễ dàng in, lưu và tải lên phần mềm kế toán của họ. Mẫu email gửi hóa đơn sau có thể được tùy chỉnh cho doanh nghiệp của bạn và được chèn vào dòng chủ đề và nội dung của email.Website https://phanmemmarketing.vn

Chúc bạn thành công!